Una gestione ordinata parte dalla conservazione sistematica dei documenti. Ogni associazione dovrebbe distinguere documentazione istituzionale, libri sociali, giustificativi contabili, rapporti bancari e pratiche relative a volontari o collaboratori.
Documenti istituzionali
Atto costitutivo, statuto registrato, codice fiscale, eventuale partita IVA, certificati di iscrizione e successive modifiche devono essere conservati in una cartella dedicata.
Libri sociali
Il libro soci e i verbali degli organi associativi devono essere aggiornati e coerenti con convocazioni, presenze e deliberazioni effettivamente adottate.
Entrate e uscite
Estratti conto, ricevute, fatture e quietanze vanno collegati alla prima nota. È utile separare quote associative, liberalità, contributi e proventi derivanti da eventuali attività diverse.
Controllo periodico
Una verifica trimestrale riduce il rischio di scoprire documenti mancanti soltanto in prossimità dell’approvazione del rendiconto.
